Berburu Visa Schengen

Visa Schengen. Mendengar namanya saja perut saya jadi mules. Walaupun ini visa keempat yang pernah saya lamar, tetap saja bikin dag dig dug saat mengajukan aplikasinya. Visa Schengen adalah dokumen yang diperlukan bila kita ingin mengunjungi / bepergian di Daerah Schengen . Schengen Area terdiri dari 26 negara yang terikat oleh perjanjian Schengen , dimana 22 negara merupakan bagian dari Uni Eropa dan 4 negara adalah bagian dari EFTA . Wilayah Schengen meliputi sebagian besar negara-negara Eropa , kecuali Inggris. Namun, ada negara-negara yang bukan merupakan bagian dari Uni Eropa seperti Norwegia , Islandia , Swiss dan Lichtenstein yang tetap memperbolehkan pemegang visa Schengen untuk bepergian di negaranya.

Jadi sekali mengantongi visa Schengen, kita bisa bebas menjelajah negara-negara tersebut dalam batas waktu yang telah ditentukan. Daftar negara negara yang termasuk dalam visa Schengen dapat diklik disini. Bukan tidak mungkin daftar tersebut akan bertambah di tahun tahun mendatang karena kabarnya negara-negara seperti Rumania , Bulgaria , Kroasia , Siprus dan Irlandia segera akan menjadi bagian dari perjanjian tersebut.

 

Before you apply

Pertama

Sebelum mengajukan visa Schengen ada satu hal penting yang harus dipikirkan terlebih dahulu, yaitu Memilih kedutaan negara yang tepat untuk pengajuan visa. Ingat ! Kita memiliki 26 pilihan kedutaan yang masing-masing memiliki syarat dan aturan yang berbeda walaupun nanti format visanya sama. Sangat disarankan untuk mengajukan visa di negara tempat kita masuk pertama kali atau di negara yang paling lama akan kita kunjungi.

Sebenarnya aturan tersebut tidak bersifat baku karena dari pengalaman teman-teman sesama traveler tidak masalah kita masuk atau tinggal lama di negara bukan tempat kita mengajukan visa asal masih dalam area Schengen. Contoh  kita mengajukan visa di kedutaan Perancis tapi kita masuk lewat Belanda dan tinggal lama di Spanyol. Pemilihan negara pengajuan visa ini berperan penting karena ada negara yang persyaratannya ketat dan ada yang longgar. Ada juga negara yang memerlukan waktu lebih lama dan ada pula yang sebentar.

Dari hasil diskusi dengan beberapa teman akhirnya saya memilih untuk mengajukan Visa Schengen di Kedutaan Belanda. Ada 2 hal yang menjadi pertimbangan saya dalam memilih Belanda.

Pertama, Belanda memiliki konjen di Surabaya. Karena berdomisili di Malang saya memilih kedutaan yang memiliki perwakilan di Surabaya sehingga saya tidak perlu jauh-jauh pergi ke Jakarta hanya untuk mengajukan visa.

Kedua, kedutaan Belanda terkenal paling singkat, paling mudah dan paling tidak ribet persyaratan visanya. Jadi yang saya tulis disini adalah proses aplikasi visa Schengen di Konjen Belanda Surabaya untuk jenis visa Turisme.

Kedua

Setelah memilih kedutaan yang tepat langkah kedua yang tidak kalah pentingnya adalah mempersiapkan dokumen yang diperlukan. Dokumen – dokumen tersebut antara lain :

1. Paspor yang masih berlaku (paling tidak hingga 3 bulan setelah visa Schengen habis masa berlakunya). Bagian paspor yang difotokopi adalah halaman yang berisi data pribadi saja. Halaman-halaman berikutnya yang berisi cap dan visa yang pernah kita miliki tidak perlu difotokopi.
2. Download Application Form yang diperlukan disini. Setelah itu isi dan lengkapi Formulir Aplikasi tersebut dengan menggunakan bahasa Inggris. Formulir ini harus ditanda tangani dua kali (pada halaman 2 no. 37 dan halaman 3). Banyak yang menyarankan untuk mengisi jadwal perjalanan. Tapi ternyata dokumen ini tidak diperlukan karena mereka mengembalikan jadwal perjalanan saya. Cara pengisian Formulir Aplikasi bisa mengikuti contoh dibawah ini.

3 . Asuransi perjalanan dengan pertanggungan minimal 30.000 Euro yang berlaku untuk seluruh wilayah Schengen, termasuk biaya medis dan repatriasi. Copy polis harus dilampirkan dalam permohonan sedangkan polis asli harus diperlihatkan. Saat itu saya menggunakan asuransi ACA (Asuransi Central Asia) dengan produk New Travel Safe jenis Worlwide. Tipe yang cocok dengan jumlah pertanggungan yang disyaratkan adalah Executive yang memiliki pertanggungan 50.000 USD atau setara dengan 45.000 Euro. Karena perginya barengan dengan suami, saya memilih yang Family dengan lama perjalanan 16 – 20 hari. Untuk itu total premi yang harus dibayar 74.50 USD (premi 72 USD ditambah biaya polis dan meterai 2.50 USD). Kategori Family ini didasarkan pada anggota keluarga yang berada dalam satu kartu keluarga. Jadi ibu saya yang sudah pisah kartu keluarga harus membeli polis sendiri (kategori single dengan total premi 38.50 USD). Saat membuat asuransi ini kita harus mencantumkan tanggal perjalanan, karena tiket pesawat belum terbeli akhirnya saya mengira-ngira saja tanggalnya. Toh nanti kalau tanggalnya berubah kita bisa mengajukan endorsement perubahan tanggal keberangkatan. Tapi walaupun tanggalnya ngawur usahakan jangan terlalu jauh dari tanggal yang kita inginkan. Lebih lanjut tentang produk asuransi New Travel Safe dapat dilihat disini . Alamat PT. Asuransi Central Asia Kantor Perwakilan Malang di Jln. Jaksa Agung Suprapto No. 72 A-B Malang. Telp. (0341) 335595.

4. Bukti Keuangan. Jika pemohon visa membiayai sendiri perjalanannya maka diwajibkan mempunyai saldo minimal 34 Euro perhari. Bukti keuangan bisa berbentuk foto copy rekening bank/ buku bank 3 bulan terakhir dan/ atau slip gaji 3 bulan terakhir beserta surat keterangan bekerja. Suami saya yang selalu mengecek tabungan melalui E-Banking jelas tidak pernah mencetak buku tabungannya. Jadi saat dicetak banyak terdapat saldo ringkasan. Untuk melengkapi dan memperjelas saldo tersebut, saya mencetak mutasi rekening dari laporan rekening E Bankingnya.

5. Bukti Reservasi Penerbangan. Pada reservasi penerbangan harus tertera dengan jelas  tanggal pergi dan pulang, tetapi tidak harus dibayarkan terlebih dahulu. Anda disarankan tidak membayar sebelum visa disetujui. Jadi sekali lagi ini bukan tiket. Bukti reservasi penerbangan ini bisa didapat melalu travel agen. Kalau di Malang, saya datang ke TX Travel Jln. Kawi Atas no. 6 Malang telp (0341) 561199 dan meminta bantuan petugasnya untuk membuat reservasi penerbangan dengan tanggal sesuai yang tercantum dalam asuransi perjalanan. Baiknya mereka tidak mengenakan biaya apapun dan tidak ada kewajiban untuk jadi membeli tiket ini bila visanya keluar. Jadi sah- sah saja bila kita ingin mencari tiket yang lain.

6. Kartu Tanda Penduduk dan Kartu Keluarga. Walaupun dokumen ini tidak tercantum di website resmi dari kedutaan, dalam pengumuman Konjen keduanya harus dilampirkan.

7. Khusus untuk visa turis harus mencantumkan pula bukti pemesanan hotel selama berada diseluruh wilayah Schengen dan Surat Keterangan Kerja. Untuk bukti pemesanan hotel, pesan dan pilih hotel-hotel yang tidak memerlukan uang muka dan tidak ada biaya bila dibatalkan. Pemesanan ini bisa dilakukan melalui website-website pemesanan hotel seperti booking.com atau agoda.com. Untuk mempermudah pembatalan bila tidak jadi digunakan, jangan pesan hotel terlalu banyak. Cukup 3 atau 4 hotel dengan tanggal yang sesuai dengan tiket pesawat dan asuransi perjalanan. Tanggal check in dan check outnya juga berurutan dan tidak ngawur. Begitu juga kotanya harus disesuaikan dengan tujuan di tiket. Sebagai contoh : di bukti reservasi penerbangan saya menetapkan tanggal pemberangkatan pura-pura 27 April sampai 13 Mei. Di ikhtisar asuransi saya cantumkan pula periode yang sama. Agar pas, maka pemesanan hotel juga harus berada dalam periode tersebut. Jadi untuk perjalanan selama 17 hari itu saya memesan :

• 4 malam di Belanda (tiket pesawat pp dari Belanda) untuk tanggal 28 April – 2 Mei.
• 4 malam di Perancis untuk tanggal 2 – 6 Mei.
• 2 malam di Swiss untuk tanggal 6 – 8 Mei
• 3 malam di Jerman untuk tanggal 8 – 11 Mei
• 1 malam di Belanda untuk tanggal 11-12 Mei (tanggal kepulangan pada tiket)

Perhatikan tanggal hotelnya yang berurutan. Jangan lupa membatalkan hotel-hotel tersebut bila tidak jadi digunakan. Untuk surat keterangan kerja dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Selanjutnya dokumen-dokumen diatas di fotokopi sebanyak 3 set (2 set untuk konjen dan satu set untuk arsip pribadi). Supaya rapi dan mudah dicari usahakan di fotokopi atau dicetak pada kertas yang berukuran sama (bisa folio atau A4). Untuk dokumen-dokumen berukuran kecil seperti KTP jangan dipotong, biarkan saja pada ukuran kertas. Selain itu, perhatikan mutu hasil fotokopi. Cari yang bagus dan jelas, jangan buram atau terlalu hitam sampai foto di paspor tidak kelihatan.

Catatan Tambahan Bila Perginya Satu Keluarga

Kebetulan saat ke Eropa ini kami pergi bertiga (saya, suami dan ibu mertua). Saya dan suami satu kartu keluarga sedang ibu memiliki kartu keluarga sendiri. Untuk dokumen keluarga semacam ini ada beberapa ketentuan khusus, antara lain :

• Paspor, Formulir Aplikasi, KTP, surat keterangan kerja dan foto tetap harus difotokopi dan diisi sendiri-sendiri.
• Untuk asuransi perjalanan, karena saya dan suami satu kartu keluarga maka hanya mencantumkan satu kopi saja di dokumen suami. Untuk ibu yang tidak satu kartu keluarga harus mencantumkan polisnya sendiri. Hal ini berlaku pula untuk kartu keluarga.
• Untuk bukti keuangan, karena perjalanan ini sepenuhnya akan ditanggung oleh suami maka saya dan ibu tidak perlu melampirkan bukti keuangan. Bukti-bukti tersebut hanya perlu dilampirkan di dokumen suami. Kalau kasusnya seperti ini maka di Formulir Aplikasi untuk ibu dan saya pada poin 33 halaman 2 tentangCost of traveling and living the applicant’s stay is covered saya centang by a sponsor dan Other (ditulis nama suami). Contohnya ada pada gambar berikut.

 

Selain itu sebagai penguat saya lampirkan pula Surat Pernyataan yang ditanda tangani suami. Surat ini berisi pernyataan tertulis bahwa suami akan menanggung semua biaya pengeluaran saya dan ibu, contoh suratnya ada pada gambar di bawah.

 

Untuk surat pernyataan bagi ibu cukup merubah nama, hubungan (Relation) dan nomor paspor. Walaupun dokumen ini tidak tercantum di website ternyata terpakai juga. Nah, disini memang kita harus jeli mengira-ngira dokumen mana yang kira-kira perlu ditambahkan.

• Bukti reservasi penerbangan dan bukti pemesanan hotel hanya perlu disertakan pada penanggung utama saja (dalam hal ini suami saya). Jadi ibu dan saya tidak perlu melampirkan kedua bukti tersebut.

Ketiga

Setelah dokumen lengkap, teleponlah untuk membuat janji temu. Anda dapat mengajukan permohonan visa maksimal 3 bulan dan idealnya 2 minggu sebelum tanggal keberangkatan. Bagi aplikan di Surabaya dapat membuat janji temu di telepon (031) 5662409 sedangkan bagi yang tinggal di Jakarta dan mengajukan aplikasinya di kedutaan Belanda detail tentang pembuatan janji temu dapat di lihat disini .

Applying

Pada saat apply beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

• Datanglah tepat waktu sesuai dengan tanggal dan jam yang telah ditentukan. Konsulat Jenderal Belanda beralamat di Jln. Imam Bonjol No. 36 Surabaya. Peta lokasi tertera pada gambar dibawah. Saat masuk satpam akan mencocokkan nama kita dengan daftar tamu dan keperluannya. Bila namanya tercantum, kita akan dipersilahkan masuk ke ruang penerima.

 

• Bawa serta dokumen-dokumen asli. Siapa tahu akan diminta sebagai bukti keabsahan. Bawa juga dokumen-dokumen yang sekiranya diperlukan sebagai bukti pendukung seperti Akte Kelahiran atau Buku Nikah bagi suami istri. Setelah masuk ke ruang penerima, resepsionis akan memeriksa kelengkapan dokumen kita. Setelah dokumen dirasa beres dan lengkap baru dimasukkan ke loket untuk proses wawancara.
• Saat wawancara jawablah dengan singkat dan jelas. Pertanyaan yang diajukan biasanya bersifat standar seputar apa tujuan lawatan, pekerjaan di Indonesia, bagaimana hotel dan transportasi disana dan rencana negara-negara yang akan didatangi. Selesai wawancara kita akan diminta scan sidik jari karena sejak tanggal 15 Mei 2014 pengajuan visa Schengen harus disertai biometric data (fingerprints). Data biometrik ini hanya diperlukan sekali untuk periode 5 tahun.

Setelah semua dokumen diterima, kita diminta membayar biaya visa yang sifatnya non refundable. Harga normal visa sebesar 60 Euro yang dibayarkan dalam Rupiah sesuai nilai tukar yang berlaku.

After Applying

Setelah memasukkan aplikasi ada beberapa hal yang masih perlu dilakukan, antara lain :

• Berdoa sekuat tenaga supaya visanya diterima.
• Mengecek proses permohonan visa. Proses pembuatan visa memakan waktu 10 hari kerja, karena konjen di daerah masih harus mengirim aplikasinya ke pusat (Jakarta atau Kuala Lumpur). Cara mengeceknya mudah saja, pemohon cukup menelepon pihak Konjen untuk memastikan apakah permohonan visanya sudah selesai atau belum berdasarkan nomor aplikasi pada lembar pengambilan.
• Menjaga lembar pengambilan dengan baik. Simpanlah baik-baik tanda bukti pengambilan paspor (resi). Bila resi hilang, maka pemohon sendiri yang harus datang mengambil dengan membawa Surat Pernyataan yang ditanda tangani oleh pemohon dan bukti identitas diri. Pemohon disarankan untuk menghubungi kantor Konjen ketika kehilangan resi tersebut supaya tidak disalahgunakan oleh orang lain.

The Result

Kalau permohonan visanya disetujui maka di paspor kita akan tertempel visa hijau seperti gambar di bawah ini.

 

Keterangan gambar :

1. Foto pemegang paspor.
2. Menunjukkan area dimana visa ini bisa digunakan.
3. Tanggal visa mulai berlaku
4. Tanggal berakhir visa. Tanggal mulai dan akhir ini berdasarkan urutan hari/bulan/tahun.Harap diperhatikan dengan baik untuk menjaga terjadinya overstay.
5. Durasi masa tinggal yang menunjukkan berapa lama kita bisa tinggal di negara-negara Schengen.
6. Menunjukkan jumlah berapa kali kita bisa masuk wilayah Schengen. Bila tertulis Mult (multiple) artinya kita bisa masuk berkali-kali selama periode dan durasi masa tinggal yang ditentukan. Bila tertulis 01 (single) berarti kita hanya boleh keluar masuk satu kali saja. Walaupun waktu itu applynya single entry tapi visa saya diapprove dengan Multiple durasi 30 hari.
7. Tipe Visa.Ada 3 tipe visa Schengen yaitu :
   • Tipe A yang disebut Airport Transit Visa yang mengijinkan pemegangnya untuk berada di zona internasional bandara negara-negara Schengen tanpa masuk ke negara-negara tersebut. Airport transit visa ini diperlukan bila kita harus transit di salah satu negara Schengen
   • Tipe B yang disebut Transit Visa yang mengijinkan pemegangnya untuk transit di salah satu negara Schengen dengan durasi tidak boleh lebih dari 5 hari baik dengan mobil, bis atau pesawat.
   • Tipe C yang disebut Short-term visa yang mengijinkan pemegangnya untuk tinggal di area Schengen selama periode tertentu.
8. Tanggal diterbitkannya visa dan no paspor

Beberapa website penting berkaitan dengan visa Schengen dapat dilihat disini dan disini . Nah, dengan tertempelnya visa ini di paspor saya paling tidak 25 persen misi telah berhasil. Jadi tinggal mencari tiket pesawat yang miring, booking hotel, menyusun itinerary dan belajar tentang transportasi di Eropa…huwaaaaaa…kenapa PR nya masih banyak sekali! Semoga bermanfaat dan happy traveling.

***

Tulisan ini adalah hasil karya Vicky Kurniawan. Banyak hal menarik yang Vicky temukan di perjalanan, kamu bisa membacanya di Jejak Vicky.